Polityka prywatności

Niniejsza polityka prywatności wyjaśnia, jakie dane osobowe zbieramy o osobach odwiedzających stronę Cognify, w jakim celu je przetwarzamy oraz jakie prawa Ci przysługują. Dokument jest zgodny z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. (dalej: RODO).

1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest:

COGNIFY SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ
ul. Chłodna 51, 00-867 Warszawa
KRS: 0001024267 · NIP: 7123451235 · REGON: 524694592
Kontakt: kontakt@cognify.pl

2. Jakie dane zbieramy

W ramach kontaktu z nami (np. przez formularz na stronie lub bezpośrednią wiadomość e-mail) możesz przekazać nam następujące dane:

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• nazwa firmy (opcjonalnie),
• numer telefonu (opcjonalnie),
• treść wiadomości — w tym opis procesu lub problemu, w którym chciałbyś wykorzystać AI.

Automatycznie, w wyniku korzystania ze strony, możemy zbierać również:

• adres IP i przybliżoną lokalizację geograficzną,
• typ urządzenia, przeglądarki i system operacyjny,
• informacje o sposobie korzystania ze strony (np. odwiedzane podstrony, czas wizyty) — wyłącznie w celach statystycznych i wyłącznie po wyrażeniu zgody na pliki cookies analityczne.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Twoje dane przetwarzamy w następujących celach:

• Obsługa Twojego zapytania — udzielenie odpowiedzi, przygotowanie oferty, prowadzenie korespondencji. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania zmierzające do zawarcia umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora — kontakt biznesowy).
• Realizacja umowy, jeśli zdecydujesz się na współpracę — wymiana dokumentów, fakturowanie, wsparcie powdrożeniowe. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• Wypełnienie obowiązków podatkowo-księgowych — przechowywanie faktur i dokumentów. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny).
• Statystyka i poprawa działania strony — wyłącznie na podstawie Twojej zgody. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

4. Okres przechowywania

• Dane z formularza kontaktowego, jeśli nie dojdzie do zawarcia umowy — do 12 miesięcy od ostatniej korespondencji.
• Dane związane z realizacją umowy — przez okres trwania umowy oraz do 5 lat po jej zakończeniu (przedawnienie roszczeń).
• Dokumenty księgowe — 5 lat od końca roku podatkowego, w którym powstał obowiązek podatkowy.
• Dane statystyczne z analytics — zgodnie z polityką dostawcy usługi (zwykle 14–26 miesięcy).

5. Odbiorcy danych

Twoje dane możemy udostępniać następującym kategoriom odbiorców:

• dostawcom usług IT, z których korzystamy w działalności (hosting, narzędzia do obsługi formularzy, poczta elektroniczna);
• dostawcy usługi obsługi formularzy kontaktowych — Formsubmit.co;
• biuru rachunkowemu oraz doradcom prawnym;
• organom państwowym uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

Nie sprzedajemy Twoich danych ani nie udostępniamy ich w celach marketingowych podmiotom trzecim.

6. Przekazywanie danych poza EOG

Część narzędzi, z których korzystamy (np. analytics, formularz Formsubmit.co), może przetwarzać dane na serwerach poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takich przypadkach transfer odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub innych mechanizmów zgodnych z art. 46 RODO.

7. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem Twoich danych przysługuje Ci prawo do:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
• sprostowania nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych,
• usunięcia danych ("prawo do bycia zapomnianym"),
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• sprzeciwu wobec przetwarzania, jeśli odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu,
• wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Aby skorzystać z któregokolwiek z powyższych praw, napisz na kontakt@cognify.pl. Odpowiemy w ciągu 30 dni.

8. Pliki cookies

Strona cognify-demo używa wyłącznie ciasteczek niezbędnych do podstawowego funkcjonowania (np. obsługa formularza). Nie używamy plików cookies marketingowych ani trackingowych bez Twojej zgody.

Rodzaje plików cookies:

• Niezbędne — konieczne do prawidłowego działania strony, nie wymagają zgody.
• Analityczne — pomagają nam zrozumieć, jak użytkownicy korzystają ze strony. Używane wyłącznie po Twojej zgodzie.

Możesz zarządzać ciasteczkami w ustawieniach swojej przeglądarki — wyłączyć je, usunąć lub ograniczyć ich zapis. Wyłączenie niektórych plików cookies może wpłynąć na funkcjonalność strony.

9. Zabezpieczenia

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić Twoje dane przed nieuprawnionym dostępem, utratą lub modyfikacją:

• szyfrowanie połączeń HTTPS na stronie,
• ograniczony dostęp do danych — tylko upoważnieni pracownicy/współpracownicy,
• regularne przeglądy uprawnień i polityki bezpieczeństwa,
• umowy o powierzeniu przetwarzania danych z każdym procesorem.

10. Zmiany polityki

Niniejsza polityka może być aktualizowana w razie zmian w przepisach prawa lub w sposobie funkcjonowania serwisu. O istotnych zmianach poinformujemy z odpowiednim wyprzedzeniem — na stronie głównej oraz drogą e-mailową, jeśli korespondujemy z Tobą aktywnie.

11. Kontakt

Masz pytania dotyczące Twoich danych lub niniejszej polityki?

Napisz na kontakt@cognify.pl albo wyślij list tradycyjny na adres siedziby spółki podany powyżej.