Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung erklärt, welche personenbezogenen Daten wir über Besucher der Cognify-Website erfassen, zu welchem Zweck wir sie verarbeiten und welche Rechte Sie haben. Das Dokument entspricht der Verordnung (EU) 2016/679 vom 27. April 2016 (DSGVO).

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für Ihre personenbezogenen Daten ist:

COGNIFY SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ
ul. Chłodna 51, 00-867 Warschau, Polen
KRS: 0001024267 · NIP: 7123451235 · REGON: 524694592
Kontakt: kontakt@cognify.pl

2. Welche Daten wir erfassen

Wenn Sie uns über das Formular oder per E-Mail kontaktieren, können Sie folgende Daten übermitteln:

• Vor- und Nachname,
• E-Mail-Adresse,
• Firmenname (optional),
• Telefonnummer (optional),
• Nachrichteninhalt — einschließlich der Beschreibung eines Prozesses oder Problems, bei dem KI helfen soll.

Automatisch erfassen wir bei Nutzung der Website auch:

• IP-Adresse und ungefähren Standort,
• Gerätetyp, Browser und Betriebssystem,
• Informationen zur Nutzung der Seite (besuchte Unterseiten, Verweildauer) — nur zu statistischen Zwecken und nur mit Ihrer Einwilligung zu Analyse-Cookies.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Bearbeitung Ihrer Anfrage — Antwort, Angebotserstellung, laufende Korrespondenz. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse — geschäftlicher Kontakt).
• Vertragserfüllung, falls wir zusammenarbeiten — Dokumentenaustausch, Rechnungsstellung, Nachbetreuung. Grundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Erfüllung steuer- und buchhaltungsrechtlicher Pflichten — Aufbewahrung von Rechnungen. Grundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
• Website-Analyse — ausschließlich mit Ihrer Einwilligung. Grundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

4. Speicherdauer

• Daten aus dem Kontaktformular ohne Vertragsabschluss — bis zu 12 Monate ab der letzten Korrespondenz.
• Vertragsbezogene Daten — für die Dauer des Vertrags und bis zu 5 Jahre danach (Verjährung von Ansprüchen).
• Buchhaltungsunterlagen — 5 Jahre ab Ende des Steuerjahres.
• Analytics-Daten — gemäß Anbieterrichtlinien (üblich 14–26 Monate).

5. Empfänger der Daten

Wir geben Ihre Daten an folgende Empfängerkategorien weiter:

• IT-Dienstleister, die wir nutzen (Hosting, Formular-Tools, E-Mail);
• Anbieter des Kontaktformulars — Formsubmit.co;
• Steuerberater und Rechtsanwälte;
• gesetzlich befugte Behörden.

Wir verkaufen Ihre Daten nicht und teilen sie nicht zu Marketingzwecken mit Dritten.

6. Übermittlung außerhalb des EWR

Einige unserer Werkzeuge (z. B. Analytics, Formsubmit.co) können Daten auf Servern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. Solche Übermittlungen erfolgen auf Grundlage von Standardvertragsklauseln der EU-Kommission oder anderer Mechanismen gemäß Art. 46 DSGVO.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft über Ihre Daten und eine Kopie,
• Berichtigung unrichtiger Daten,
• Löschung ("Recht auf Vergessenwerden"),
• Einschränkung der Verarbeitung,
• Datenübertragbarkeit,
• Widerspruch gegen Verarbeitung auf Basis berechtigten Interesses,
• Widerruf der Einwilligung jederzeit, ohne Auswirkung auf die Rechtmäßigkeit der vorangegangenen Verarbeitung,
• Beschwerde bei der polnischen Datenschutzbehörde (UODO, Stawki 2, 00-193 Warschau) oder Ihrer lokalen Aufsichtsbehörde.

Zur Ausübung dieser Rechte schreiben Sie an kontakt@cognify.pl. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen.

8. Cookies

Die Website cognify-demo verwendet ausschließlich Cookies, die für die grundlegende Funktion erforderlich sind. Wir verwenden keine Marketing- oder Tracking-Cookies ohne Ihre Einwilligung.

Cookie-Arten:

• Notwendig — für die Funktion der Seite erforderlich, keine Einwilligung nötig.
• Analyse — helfen uns zu verstehen, wie Besucher die Seite nutzen. Nur nach Ihrer Einwilligung.

Sie können Cookies in Ihren Browsereinstellungen verwalten — deaktivieren, löschen oder einschränken.

9. Sicherheit

Wir wenden geeignete technische und organisatorische Maßnahmen an:

• HTTPS-Verschlüsselung auf der Website,
• eingeschränkter Datenzugriff — nur befugte Mitarbeiter,
• regelmäßige Überprüfung von Zugriffsrechten und Sicherheitsrichtlinien,
• Auftragsverarbeitungsverträge mit jedem Auftragsverarbeiter.

10. Änderungen

Diese Erklärung kann bei Gesetzesänderungen oder Anpassungen unserer Dienste aktualisiert werden. Wesentliche Änderungen kündigen wir rechtzeitig auf der Startseite und ggf. per E-Mail an.

11. Kontakt

Fragen zu Ihren Daten oder dieser Erklärung? Schreiben Sie an kontakt@cognify.pl oder per Post an die oben angegebene Firmenadresse.